Você não precisa mais do que 24 horas

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Quem nunca desejou que o dia tivesse mais de 24 horas para poder dar conta de todas as tarefas? Mas será que é o dia que realmente é curto demais, ou nós que não conseguimos organizar bem o tempo de forma a ganhar produtividade? Convidamos a diretora de planejamento da EVCOM e consultora em gerenciamento de tempo e organização pessoal, Alexandra Santos, para falar sobre o assunto.

  • Qual a importância de organizar bem o tempo quando se fala em ganho de produtividade?

Simplesmente não existe produtividade sem organização de tempo. Você nunca conseguirá gerar melhores frutos se não possui prioridades no seu dia. E por que digo melhores? Porque produtividade para mim está ligada diretamente com qualidade e não quantidade. Você pode fazer muitas coisas em um único dia, mas quantas ações você realmente fez bem?

 

  •  Pensando em uma empresa, quais consequências pode gerar a falta de organização nas tarefas?

A mais latente é a estafa mental. Falta de organização faz com que você estimule muito seu cérebro e exija que ele esteja sempre numa pista de Fórmula 1. A estafa faz você perder prazos, diminuir rendimento, se indispor com pares e chefes, se frustrar, e ainda levar essa desordem para a vida pessoal.

 

  • Você tem alguma dica para um profissional conseguir definir o que é prioridade dentro de uma lista de tarefas?

Digo que prioritário é tudo aquilo que tem data. Não dá simplesmente para você sair fazendo tudo que te pedem sem pedir prazo. Após datar tudo, é importante fazer uma lista criteriosa do que é realmente sua atribuição ou está caindo no seu colo apenas por falta de processo. Por último, é muito importante estabelecer um canal de diálogo franco com seus pares e superiores. Dividir tarefas, frustrações e processos deixa a vida mais leve para todos.

 

  • Estabelecer metas e prazos é uma maneira de ajudar a evitar a procrastinação? Tem alguma dica para quem vive adiando tudo?

Com toda certeza. Prazos e metas são excelentes estímulos para uma vida mais organizada. Quem adia tudo, muito provavelmente absorve mais deveres do que consegue entregar. Meu conselho é que o procrastinador aprenda a dizer NÃO!

 

  • Saber dividir as tarefas no lugar de pegar todas para si é uma maneira de garantir a execução mais organizada das tarefas? Como você, que também é diretora de planejamento, define como fazer a divisão entre a equipe?

Como diretora meu dever é conhecer bem minha equipe e saber extrair dela o melhor que ela pode. Dentre meus liderados tenho diferentes perfis e cabe a mim identificar quem responde melhor à pressão, quem é mais centrado e por isso pode fazer um trabalho de pesquisa melhor, e o mais importante: tenho que ficar atenta para que nenhum deles esteja estafado. Sei bem que delegar é muito difícil, sofri disso por anos, até me conscientizar que ter mais mãos para carregar o piano é mais rápido e eficaz.

Falta de organização faz com que você estimule muito seu cérebro e exija que ele esteja sempre numa pista de Fórmula 1.

 

  • Pensando nos cursos e consultorias que já deu nesta área, a maior procura vem de pessoas físicas ou de empresas?

95% do meu trabalho é feito para pessoa física. Em sua maioria pessoas esgotadas e sem perspectivas e que vêm até mim acreditando que eu sou a tábua de salvação de suas vidas. A questão é que ninguém vive sozinho e a colaboração é a principal arma para uma vida mais organizada. Sei que muitas empresas contratam consultorias de 5S, que criam regras e metas para que equipes mantenham o ambiente organizado, sem acumulação e com processos de produtividade traçados. Acho o trabalho muito válido, mas a mudança também precisa vir de dentro, senão a pessoa só vai se livrar de papeis inúteis e completar a planilha de metas um dia antes da auditoria.

 

  • Finalmente, pode contar um pouco do caminho que a levou até aqui?

Sou extremamente acelerada, já acordo pronta para uma maratona. Depois que me tornei empreendedora, minha maneira ágil começou a me sugar, me exaurir. Eu tinha não só a responsabilidade de criar projetos em comunicação para meus clientes, como também que me preocupar com a equipe, com o andamento da empresa e fui ficando muito esgotada. Por ser também muito organizada, desenvolvi praticamente um TOC por prazos e resultados. Isso não é nem um pouco bom e atingiu minha saúde e comecei a procurar auxilio. Estudei muito sobre organização e gestão de tempo e resolvi me especializar. Quero ajudar outras pessoas que, como eu, foram parar no olho do furacão e precisam de ajuda para sair.