Usar timesheet pode impactar positivamente os projetos

timesheet

Quais tarefas os integrantes da sua equipe estão realizando esta semana? Quanto tempo está sendo dedicado a cada uma? Se precisasse responder estas questões com rapidez, você conseguiria ou apenas teria suposições? Caso tenha dito que ainda não consegue ter uma resposta pronta – ou quase pronta – para estas dúvidas, pode estar na hora de entender melhor a importância do uso do timesheet de forma correta e frequente por todos. Você sabia que o registro dos esforços por tarefa pode trazer impactos positivos aos projetos? Vamos explicar melhor! Quem tem medo da timesheet? – Quando se fala em timesheet é natural que haja certa resistência por parte de alguns membros da equipe, especialmente se a empresa não costumava registrar as tarefas nem o tempo dedicado a cada uma delas. Também é natural que, especialmente no início, muitos se esqueçam de preencher a planilha na TaskRow. Mas isso não é motivo para desistir, pelo contrário!

É importante que a equipe entenda os impactos positivos que podem ser trazidos com o uso de timesheet. Vocês terão condições de saber por exemplo:

- Quais projetos estão dando lucro ou prejuízo;

- Quais tarefas demandam mais tempo da equipe e podem requerer um número maior de pessoas envolvidas; – Qual o nível de produtividade de cada um e, caso haja necessidade de aumentar este número, o que pode ser feito;

- Qual o tipo de tarefa que a equipe mais costuma realizar.

Ter respostas para questões como estas é fundamental para entender o que está caminhando corretamente na empresa e o que precisa ser melhorado, assim como é importante no momento em que é necessário prever os custos corretamente, realizar novas contratações e até inserir mais pessoas em determinados projetos para que sejam finalizados dentro do prazo combinado.

Para um bom uso do timesheet – Uma vez que se entenda a importância do timesheet, é hora de estimular o uso dele, e isso requer atenção a alguns pontos. Em um artigo publicado pelo CFO da Ruekert & Mielke Inc., Key Williams, o executivo lembra que nenhuma empresa faz as coisas de graça e que, assim como qualquer membro do time, espera ser paga pelos serviços prestados, por isso é fundamental que todos entendam e colaborem, a começar pelo CEO, que deve acreditar na importância da medição de tarefas. Outros pontos são:

  • Tornar fácil o reporte de tempo: Um acesso fácil e simples demove as desculpas para o não uso, por isso é importante contar com ferramentas – como a TaskRow – para facilitar a vida de quem vai começar a medir o tempo e as tarefas. O objetivo é ter medição adequada sem prejudicar o trabalho.
  • No lugar de reclamar, ajudar: É preciso fazer com que a nova regra seja considerada um esforço do time, sendo válido tornar-se um suporte para quem não está conseguindo inserir o timesheet em suas tarefas de trabalho. Ofereça ajuda, dê dicas (aos que costumam atrasar o preenchimento por exemplo), colabore.